Wer von Ihnen pflegt eine To-Do-Liste? Ich organisiere mich mit Hingabe über eine solche Liste – seit einiger Zeit online. Anbieter wie Todoist, Rememberthemilk oder Tadalist machen es möglich. Sie ersparen einem die Zettelwirtschaft und das Neuschreiben bei Verlust der Übersichtlichkeit. Großartig!
Machen To-Do-Listen uns effektiver? Ich glaube: Ja.
Sie entlasten uns. Wir müssen uns nicht mehr merken, was wir noch alles zu tun haben. Wir müssen nicht ständig im Kopf durchgehen, was wir wohl vergessen haben könnten. Stattdessen können wir uns voll und ganz auf unsere Aufgaben konzentrieren.
Sie helfen zu priorisieren. Wir sehen auf einen Blick, was alles ansteht. So können wir viel besser entscheiden, welche Aufgabe als nächstes in Angriff genommen werden sollte und welche Aufgabe noch warten kann. Wir können die Erledigung verschiedener Aufgaben über die Woche verteilen: Wichtige Aufgaben in die Zeiten, in denen wir am effektivsten sind (z.B. in die Morgenstunden); weniger wichtige Aufgaben in das Mittagstief oder auf den Freitagnachmittag.
Sie zwingen uns Dinge abzuhaken. Nichts ist schwieriger und gleichzeitig schöner als eine Aufgabe für „erledigt“ zu erklären. Eine To-Do-Liste zu führen, erfordert es Ziele und die Arbeitsschritte zur Erreichung der Ziele zu definieren. Natürlich ist einfacher, das große Päckchen „Bericht schreiben“ vor sich herzuschieben. Auf einer To-Do-Liste bricht man das Päckchen herunter in machbare Teilaufgaben wie „Montag: Konzeption und Aufbau des Berichtes“, „Dienstag: Schreiben der Einleitung“, „Mittwoch: Recherchieren der Daten“ usw. Und was für ein gutes Gefühl ist es, wenn man dann am Freitag einen Haken an „Freitag: Letztes Korrekturlesen des Berichts“ setzen können.
Sie zeigen uns, was wir alles tun. Dadurch geben sie einem das Gefühl, unglaublich viel auf die Reihe zu bekommen. Und nicht nur das: Es wird uns auch deutlich, wenn wir zu viel tun. „Ist das gut?“ könnten Sie fragen. Ja, denn so kann man auch überlegen, was man nicht unbedingt tun muss (Stichwort: Priorisierung). Es zwingt uns, unsere Arbeitsschwerpunkte zu hinterfragen und wohl überlegt zu setzen.
Sie bieten die Möglichkeit innezuhalten. In einer immer hektischer werdenden Welt ermöglicht es das Erstellen einer To-Do-Liste, kurz innezuhalten und sein eigenes Handeln zu betrachten. Ist es sinnvoll, was ich tagtäglich tue? Oder bin ich so in meinem „Hamsterrad“ gefangen, dass ich sinnlos tue, was gerade so anfällt?
Fazit: Durch und durch sinnvoll für die Planung und Priorisierung von Aufgaben und vor allem sinnerhaltend durch bewusste Zielsetzung und Aufgabenwahl.
Bild: Daniel Wessel, 2011