Sinn und Unsinn von To-Do-Listen
Wer von Ihnen pflegt eine To-Do-Liste? Ich organisiere mich mit Hingabe über eine solche Liste – seit einiger Zeit online. Anbieter wie Todoist, Rememberthemilk oder Tadalist machen es möglich. Sie ersparen einem die Zettelwirtschaft und das Neuschreiben bei Verlust der Übersichtlichkeit. Großartig!
Machen To-Do-Listen uns effektiver? Ich glaube: Ja.
Sie entlasten uns. Wir müssen uns nicht mehr merken, was wir noch alles zu tun haben. Wir müssen nicht ständig im Kopf durchgehen, was wir wohl vergessen haben könnten. Stattdessen können wir uns voll und ganz auf unsere Aufgaben konzentrieren.
Sie helfen zu priorisieren. Wir sehen auf einen Blick, was alles ansteht. So können wir viel besser entscheiden, welche Aufgabe als nächstes in Angriff genommen werden sollte und welche Aufgabe noch warten kann. Wir können die Erledigung verschiedener Aufgaben über die Woche verteilen: Wichtige Aufgaben in die Zeiten, in denen wir am effektivsten sind (z.B. in die Morgenstunden); weniger wichtige Aufgaben in das Mittagstief oder auf den Freitagnachmittag.
Sie zwingen uns Dinge abzuhaken. Nichts ist schwieriger und gleichzeitig schöner als eine Aufgabe für „erledigt“ zu erklären. Eine To-Do-Liste zu führen, erfordert es Ziele und die Arbeitsschritte zur Erreichung der Ziele zu definieren. Natürlich ist einfacher, das große Päckchen „Bericht schreiben“ vor sich herzuschieben. Auf einer To-Do-Liste bricht man das Päckchen herunter in machbare Teilaufgaben wie „Montag: Konzeption und Aufbau des Berichtes“, „Dienstag: Schreiben der Einleitung“, „Mittwoch: Recherchieren der Daten“ usw. Und was für ein gutes Gefühl ist es, wenn man dann am Freitag einen Haken an „Freitag: Letztes Korrekturlesen des Berichts“ setzen können.
Sie zeigen uns, was wir alles tun. Dadurch geben sie einem das Gefühl, unglaublich viel auf die Reihe zu bekommen. Und nicht nur das: Es wird uns auch deutlich, wenn wir zu viel tun. „Ist das gut?“ könnten Sie fragen. Ja, denn so kann man auch überlegen, was man nicht unbedingt tun muss (Stichwort: Priorisierung). Es zwingt uns, unsere Arbeitsschwerpunkte zu hinterfragen und wohl überlegt zu setzen.
Sie bieten die Möglichkeit innezuhalten. In einer immer hektischer werdenden Welt ermöglicht es das Erstellen einer To-Do-Liste, kurz innezuhalten und sein eigenes Handeln zu betrachten. Ist es sinnvoll, was ich tagtäglich tue? Oder bin ich so in meinem „Hamsterrad“ gefangen, dass ich sinnlos tue, was gerade so anfällt?
Fazit: Durch und durch sinnvoll für die Planung und Priorisierung von Aufgaben und vor allem sinnerhaltend durch bewusste Zielsetzung und Aufgabenwahl.
Bild: Daniel Wessel, 2011
Hallo Katrin,
obwohl ich selbst auch eine leidenschaftliche to-do-Listen-Erstellerin und -Abhakerin bin, kam mir beim Lesen des Textes doch in den Sinn, dass man sich manchmal vielleicht mit seiner eigenen Liste unter Druck setzt. Denn auch das Listenschreiben muss gekonnt sein (bzw. natürlich gelernt werden). Kaum etwas ist so frustrierend, wie to-dos am fälligen Termin nicht abzuhaken, sondern irgendwo neu einschreiben zu müssen. Damit meine ich, dass es womöglich to-dos gibt, die erst durch das Aufschreiben dringend werden und einen verfolgen, ansonsten aber unauffällig existiert hätten und ohnehin nebenbei erledigt worden wären.
Hat man aber ein bisschen der nötigen Übung und kann Dringlichkeiten (und auch seine eigenen Möglichkeiten) einschätzen, sind to-do-Listen und besonders das Abhaken ihrer Inhalte klasse!
Viele Grüße
Anja
dann muss ich mich wohl auch mal outen: Seit zwei Wochen habe ich das Programm Things auf meinen Rechner, das die Getting Things Done-Methode ziemlich überzeugend umsetzt und vorallem ziemlich gut in das MAC Betriebssystem integriert ist. Zuvor hatte ich mit Mac-Board-Mitteln also iCal und Mail meine todos verwaltet.
Was ich entscheidend finde:
1. Nicht zu feinteilige To-Dos: Ich persönlich habe die 2-Minuten-Regel auf eine 5-Minuten-Regel erweitert.
2. Keine querliegende Ordnungsstruktur: Man ist verführt, besonders bei digitalen GTD-Produkten mit Projekte / Aufgaben / Bereiche / Tags / Zuständigkeit etc. in ein wüstes Planungschaos zu verfallen. Für mich am besten funktioniert: Aufgaben in drei Bereiceh einzuordnen in Heute / Geplant / Irgendwann und weitere Strukturierung nur über Tags zu machen.
3. Sammeln und planen der To-Dos trennen: Wenn einem was einfällt: notieren (bei Things mit einem Kontextsensitiven Short-Cut einfach möglich) und erst am Ende des Tages die Aufgaben planen bzw. ein sortieren.
hab ich schon gesagt das ich things super finde, auch wenn ich für diese Empfehlung keinen Cent Provision kassiere. http://culturedcode.com/things/
Es gibt übrigens auch eine Acadmic/Student-Version, die ein paar Dollars billiger ist. Und natürlich eine iPhone/iPad-Version, die sich, wenn alle Geräte im gleichen WLAN-Netz sind automatisch syncronisiert mit dem Rechner auf dem Things installiert ist.
Hmmm, ich denke, der wichtige Satzteil hier ist „können“. Eine To-Do Liste macht von sich aus nichts und viele Personen sind Meister darin, To-Do Listen zu erstellen, bei denen die Punkte auch ewige To-Do’s bleiben oder immer weiter geschoben werden. Irgendwann wird die To-Do-Liste dann zu lang und eine neue wird begonnen, ohne etwas von der alten abgehakt zu haben.
In der Hinsicht kann eine To-Do-Liste auch hinderlich sein (à la „Es läuft mir ja nicht weg, ich habe es ja aufgeschrieben …“) bis man den Zettel wegwirft oder ‚verliert‘ — es ist ein Werkzeug und wie schon Anja geschrieben hat, es muss gelernt werden.
In dem Zusammenhang finde ich David Allen’s „Getting Things Done“ sehr gut (wunderschöne Abbildung dazu in diesem Blog Posting, das Diagramm rechts): Sachen die man unter 2 Minuten erledigen kann, sofort erledigen. Sachen die länger brauchen werden zu Projekten (mehr als eine Aufgabe). Einzelaufgaben werden delegiert, auf bestimmte Tage festgelegt oder sobald wie möglich getan. Aber auch hier ist wieder die Person entscheidend, das System unterstützt (nimmt einige Gedächtnisfunktionen ein), macht von sich aus aber nichts.
Was das „Sie zeigen uns, was wir alles tun“ betrifft — sie zeigen uns vor allem, was wir noch alles zu tun haben, was je nach Arbeitseinstellung und Aufgabe auch hinderlich sein kann. 😉 Für die Reflexion über das, was wir getan haben, ist die Frage: was bleibt? Papier-To-Do Listen werden nach dem letzten Haken vermutlich selten aufbewahrt. Ein paar digitale Systeme (u.a. Things) bieten eine Log-Funktion an, die es einem auch Monate später erlaubt, über die abgehakten To-Dos zu reflektieren. Hier sehe ich die Gefahr, dass viele To-Do Listen ohne eine solche Log oder Archiv-Funktion diese Funktion nicht über den Moment hinaus erfüllen können.
Aber ich stimme zu, dass To-Do Listen hilfreich sein können, ich benutze selbst eine (digitale) To-Do-Liste. Aber entscheidend ist das Commitment: Vor dem Hinzufügen inne halten und fragen: Möchte ich diese Punkt wirklich aufnehmen? Kann ich ihn ausführen und möchte ich das überhaupt? Ansonsten wird eine To-Do Liste schnell zu einer „Someday“-Liste mit Dingen, die man irgendwann mal machen können-wollen-würde.
Liebe Anja, lieber Daniel,
danke für Eure Kommentare!
Ja, ich denke auch, dass das Anlegen und Nutzen von To-Do-Listen gelernt sein will – genauso wie welche Aufgaben wie viel Zeit brauchen, welche Aufgaben sich von selbst erledigen oder welche Aufgaben nicht zielführend sind. Unerledigte Dinge verfolgen einen aber so oder so, ob sie nun aufgeschrieben sind oder nicht 😉
Das To-Dos vor sich Herschieben mache ich tatsächlich auch ab und an. Aber auch so kristallisieren sich weniger wichtige To-Dos heraus (die ich dann mit unter irgendwann lösche).
Was die Reflexion betrifft: Ich schaue mir in der Tat selten abgehakte To-Dos an (auch wenn das bei dem von mir genutzten Angebot ginge). Ich denke aber, dass bei der Planung von To-Dos auch frühere Erfahrungen automatisch mit reinspielen. Aber spannender Gedanke, sich die History seiner eigenen To-Dos mal genauer anzuschauen…
@Johannes
Also zwei Empfehlungen für Things (Provision bekomme ich auch nicht) 🙂 Yup, ich mag Things auch sehr gerne, u.a. weil man so seine To-Dos über die iPhone App immer dabei hat (also auch offline). Die Entwickler von Things arbeiten übrigens an einer Methode, dass man die To-Dos auch ohne gleiches WLAN synchronisieren kann, was ich sehr hilfreich finden würde. Bisher behelfe ich mir entweder damit, kurz mit meinem MacBook ein WLAN aufzusetzen oder das iPhone auf Internet-Tethering zu stellen. Beides führt (wenn die Things App offen ist) zu einer Synchronisierung der Daten.
@Katrin
Was die Lehren aus den vergangenen To-Do’s betrifft — ich erinnere mich dunkel daran, dass das oft zu kurz kommt in der Planung. Insbesondere, wenn es um die Zeitschätzung betrifft kann jemand noch so oft die Erfahrung gemacht haben, dass die Zeit zu knapp geplant war, er wird es das nächste Mal wieder zu knapp planen. Hier könnte eine gute To-Do-Liste, die so was mitlogt, vielleicht bei der Reflexion helfen.