Meetings sind oft sehr uneffektiv und entpuppen sich gerne als regelrechte Zeitfresser. Oft ist die Agenda unklar, es gibt keinen detaillierten Zeitplan und die Rollen der einzelnen Teilnehmer sind vor dem Meeting nicht geklärt. So entwickeln sich Meetings und Besprechungen schnell zu unstrukturierten Diskussionsrunden und der Outcome ist oft schlechter als erhofft.
Damit Meetings dich in Zukunft keine unnötige Zeit mehr kosten erkläre ich dir in diesem Artikel wie du sie effektiv und produktiv organisieren kannst und damit viel Zeit und Energie sparst.
Vor dem Meeting
Vor dem Meetings solltest Du unbedingt klären, was genau im Meeting besprochen wird, wer am Meeting teilnehmen soll und wer welche Rolle inne hat.
1. Klare Agenda mit Zeitplan
Damit Dein Meeting wirklich effektiv und produktiv wird, ist eine klare Agenda mit Zeitplan enorm wichtig. Das sollte also Dein erster Schritt sein, wenn Du ein Meeting organisierst. Stelle also alle Inhalte zusammen, die im Meeting besprochen werden sollen und überlege Dir, wieviel Zeit Du pro Thema einplanst.
Die meisten Meetings werden übrigens deshalb unproduktiv, weil sie viel zu lange angesetzt werden und damit die Konzentrationsspanne der Teilnehmer deutlich überschritten wird. In den meisten Fällen reichen Meetings von 60 Minuten, um Sachverhalte zu klären. Versuche also, Dein Meeting zu kurz wie möglich anzusetzen und Deinen Zeitplan entsprechend anzupassen.
2. Sinnvolle Auswahl der Teilnehmer
Wenn Inhalte und Zeitplan des Meetings stehen, kannst Du Dir überlegen, welche Teilnehmer Du im Meeting brauchst. Oft werden nämlich viel zu viele MitarbeiterInnen zu Besprechungen eingeladen und noch dazu recht unsystematisch. Verschaffe Dir also anhand Deiner Agenda einen Überblick darüber, welche MitarbeiterInnen und KollegInnen Du wirklich zu den einzelnen Themen als Experten oder Mitdenker brauchst und lade auch nur diese zum Meeting ein. Damit sparst Du erstens viel Arbeitszeit (und damit natürlich viel Geld) und Du sorgst dafür, dass im Meeting effektiver gearbeitet werden kann, weil der Teilnehmerkreis nicht unnötig groß ausfällt.
3. Rollen der Teilnehmer klären
Ein ganz wichtiger Punkt, der leider in vielen Meetings vergessen wird: Die Rollen der einzelnen Teilnehmer müssen geklärt werden. Es sollte jedem Teilnehmer klar sein in welcher Funktion er oder sie an dem Meetings teilnimmt und was genau seine/ihre Aufgabe ist. Nur so kannst Du sicherstellen, dass Du im Meeting auch den Input bekommst, den Du für Dein Projekt oder Deine Arbeit brauchst. Teile also am besten schon bei der Einladung zum Meeting den einzelnen TeilnehmerInnen mit, in welcher Funktion sie teilnehmen sollen und welche Art von Input von ihnen erwartet wird. So stellst Du sicher, dass nicht jeder/jede bei jedem Thema mitdiskutiert, obwohl evtl. Die entsprechende Expertise fehlt.
Im Meeting
Im Meeting ist es dann wichtig, dass die Gesprächsregeln klar sind, der Zeitplan eingehalten wird und klare Aufgaben verteilt werden,
4. Gesprächsregeln
Um effizient in einer Gruppe zu arbeiten, sind Gesprächsregeln sehr wichtig. Der einfachste Weg, um die Regeln zu klären, sind Gesprächskarten. Du kannst Dir überlegen, welche Regeln DIr in Deinem Meeting wichtig sind und diese auf Karten formulieren. Diese Karten legst Du dann in die Mitte des Tisches, so dass jeder danach greifen kann und damit auf bestimmte Themen aufmerksam machen kann.
Zum Beispiel kannst Du eine Zeit-Karte erstellen, die darauf hinweist, wenn jemand zu viel Redezeit einnimmt. Alle TeilnehmerInnen sind dann dazu angehalten, diese Karte zu zücken, wenn ein/eine andere/r TeilnehmerIn zu ausschweifend erzählt.
Weitere Themen für Gesprächskarten können bspw. sein: Vom Thema abschweifen, Zeitplan einhalten oder zu persönliche Erzählungen, usw.
5. Zeitliche Begrenzung einhalten
Wenn Du schon extra einen Zeitplan erarbeitet hast, dann solltest Du diesen natürlich auch einhalten. Entweder Du stellst Dir selbst eine Uhr in Blickweite und achtest auf die Zeit, die pro Thema genutzt wird und natürlich auch darauf, dass ein Ergebnis formuliert wird. Oder Du gibst diese Aufgabe an ein Teammitglied ab und bittest ihn oder sie darum, Dir ein Signal zu geben, wenn die Zeit abläuft. So stellst Du sicher, dass für alle Themen genug Zeit bleibt und Du Deine Agenda abarbeiten kannst. Gleichzeitig verhinderst Du so, dass inhaltliche Diskussion unnötig ausufern.
6. Aufgaben verteilen und Deadlines definieren
Im Meeting solltest Du dann bei jedem Programmpunkt auf Deiner Agenda darauf achten, dass ein Ergebnis formuliert wird, Aufgaben verteilt werden und verbindliche Deadlines festgelegt werden. All das sollte schriftlich festgehalten werden, entweder von Dir selbst oder einem / einer ProtokollantIn und im Nachgang an das Meeting den Teilnehmern noch einmal schriftlich zugestellt werden. So hast Du einen detaillierten Überblick über die anstehenden Aufgaben, Projekte und Deadlines und kannst die verantwortlichen MitarbeiterInnen zur Not ansprechen und Arbeiten einfordern.
Mit diesen Regeln werden Deine Meetings produktiver und zeitsparender.
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