Praxisbericht Agile Lernformate – Best Practice Barcamp

Kann Best Practice Sharing unter Mitarbeitern als Barcamp organisiert werden? Grundsätzlich ja. Doch was passiert, wenn das klassische Format nicht 1:1 in die Praxis umgesetzt werden kann, weil die Rahmenbedingungen nicht passen? Wie kann es adaptiert werden und trotzdem die Vorteile eines klassischen Barcamps bieten? Ich habe es ausprobiert und berichte hier von meinen Erfahrungen.

Was ist ein Barcamp?

Ein Barcamp zählt zu den agilen Lernformaten in Form einer offenen Tagung oder Workshop. Offen bezieht sich hier auf die thematische Ausgestaltung, denn es gibt keine festgelegte Agenda im Vorfeld. Jeder Teilnehmer kann seine eigenen Themen einbringen und so den Inhalt selbst mitgestalten. Ein Barcamp hat als Zielsetzung, den maximalen Austausch zwischen den Teilnehmern zu fördern.  Der Ablauf ist unkonventionell: häufig kostenlos und ohne festes Programm oder Vorträge mit bis zu 50-100 Teilnehmern. Nur das Themengebiet ist vorgegeben.

Die Struktur eines Barcamps wird in der Literatur als wenig bis gar nicht flexibel beschrieben. Ein Barcamp beginnt mit einer Opening Session, in der jeder Teilnehmer (spontan) ein Thema mit ein paar Stichpunkten kurz vorstellen kann, das er gerne in einer Barcamp Session umsetzten möchte. Alle Themen werden dann in einem Grid (Stundenplan) für den gesamten Tag gesammelt. Die Zeitdauer eines klassischen Barcamps ist ein voller Tag mit jeweils 45 Minuten Slots und einem Abschlusspart zur Zusammenfassung aller wichtigen Punkte der einzelnen Barcamp Sessions. Liegt der Stundenplan vor, werden die Räume und Uhrzeiten an die Gastgeber einer Session verteilt. Die weiteren Teilnehmer dürfen selbst entscheiden, an welcher Session sie teilnehmen möchten. Sie können dabei nach dem Schmetterlings-Prinzip jederzeit ohne zeitliche Vorgaben eine Session verlassen und zur nächsten gehen. Diese Offenheit und Flexibilität erlaubt es, dass alle Teilnehmer in der selbst ausgewählten Session auch das entsprechende Thema aktiv mit Diskussionen, Anregungen sowie Erfahrungen anreichern, um neue Erkenntnisse zu gewinnen.

In Unternehmen werden Barcamps zum Beispiel zur Steigerung der internen Kommunikation, internen Weiterbildung und auch zur Innovationsförderung eingesetzt. Am Ende können sogar Ergebnisse in Form von fertigen Projekten oder Ideen entstehen, die dann im Nachgang umgesetzt werden. Dabei stehen der Wissens- und Erfahrungsaustausch sowie die Diskussion der Teilnehmer mit potentiell unterschiedlichen Perspektiven im Mittelpunkt. Dieser Ansatz ermöglicht es, neue Facetten zu bekannten Themen zu entdecken, neuen Ideen zu finden und Personen stärker aktiv in Veränderungsprozesse zu integrieren.

Der Erfolg eines Barcamps liegt in den Händen aller Teilnehmer: ihre Themen und Beiträge sind zu 100% entscheidend für das Ergebnis. In einer Barcamp Session hält der Gastgeber zunächst eine kurze Einleitung in Form eines initialen Impulses oder Präsentation zum Thema. Danach wird der Gastgeber dann wie jeder andere Teilnehmer zu einem Teilgeber und bringt Geschenke in Form von Beiträgen in das Barcamp ein. In einem Barcamp gilt das Prinzip der Gleichberechtigung – über die Hierarchiegrenzen aller Beteiligten hinweg, die im Arbeitsalltag möglicherweise nicht vorliegt.  Für den Gastgeber einer Barcamp Session ist somit auch keine Bühne vorgesehen, wie es klassischerweise auf einem Kongress der Fall ist. Die Umsetzung kann übrigens auch digital erfolgen.

Eine Best-Practice Session als Barcamp?

Ich stand vor der Herausforderung eine Best-Practice Session in meiner Firma zu organisieren. In der Vergangenheit bestand eine solche Best-Practice Session aus mehreren aufeinanderfolgenden Präsentationen, in denen jeweils die Herausforderungen und Lessons Learned der jeweiligen Projekte vorgestellt wurden. Alle Teilnehmer sollten dann für sich Erkenntnisse mitnehmen und daraus für ähnliche Situationen in der Zukunft lernen: Gelungenes gleich zu tun, Fehler zu vermeiden oder daraus selbst seine eigene Strategie abzuleiten.

Als ich das Barcamp Format kennenlernte, war ich überzeugt, dass dieses Format viel agiler und mit viel mehr Interaktion der Teilnehmer verbunden ist als eine reine Präsentations-Session. Das Best-Practice Sharing kann auf diese Weise über den monologartig vorgestellten inhaltsgetriebenen Einzelfall hinaus gehen. Nur waren meine Rahmenbedingungen anders als die, die im klassischen Regelwerk skizziert werden: ich hatte an nur zwei Tagen jeweils 2,5 Stunden Zeit mit einem Teilnehmerkreis von 40 Mitarbeitern. Auch die Kultur, die Motivation und Einstellung der Teilnehmer passten nicht zu einem klassischen Barcamp: die Mitarbeiter hatten noch keine Vorerfahrungen mit diesem Format und waren eher zurückhaltend, ihre eigenen Themen auf eine Agenda zu setzen. Und es gab Führungskräfte, die bisher stets die Rolle als Moderator innehatten. Auf diesen Rahmenbedingungen beruhten somit meine Anpassungen des klassischen Barcamps, das ich übrigens virtuell umgesetzt habe.

Für meinen Anwendungsfall habe ich an folgenden Stellschrauben gedreht: die Dauer der Gesamtveranstaltung, die Gruppengröße, die inhaltliche Befüllung der Sessions, die Opening Session sowie die Vorbereitung der Teilnehmer. Beibehalten habe ich das Prinzip der Offenheit der Teilnehmer und deren Beiträge. Die hierarchielose Struktur und die Dauer der Barcamp Session sowie die Ergebnissicherung habe ich ebenfalls 1:1 aus dem Regelwerk der Barcamps umgesetzt.

Mein Vorgehen

Wie bin ich nun konkret vorgegangen? Zunächst habe ich zwei Themengebieten definiert und dazu in einer Umfrage Feedback zu folgenden Fragen eingesammelt:

  • Was sind Eure größten Herausforderungen bei diesen Themengebieten?
  • Welche Fragen beschäftigen Euch am meisten?
  • Welche Fragen könnt Ihr in diesem Themengebiet nicht allein lösen?
  • Bei welcher Frage seid Ihr neugierig und möchtet erfahren, wie andere sie gelöst haben?

Damit wollte ich sicherstellen, dass die Themen (in Form von Fragen) von denjenigen gesetzt werden, die davon profitieren sollen. Die Teilnehmer haben dann im zweiten Schritt abgestimmt, welche der ca. 25 Fragen sie in einem der zwei Barcamps mit jeweils 5 Barcamp Sessions diskutieren möchten. Mit dieser Vorab-Involvierung der Teilnehmer habe ich die klassische Opening Session der Barcamps ersetzt und mir die Zeit gespart, diese am Tag des Barcamps einzubauen. Im dritten Schritt habe ich alle Teilnehmer im Vorfeld der Veranstaltung ausführlich abgeholt. Dies erfolgte zielgruppenspezifisch auf drei unterschiedlichen Ebenen: Den „Fragengewinnern“ (Gastgebern) habe ich separat vor dem Barcamp ihre Rolle und die Idee des Barcamps erklärt. Wichtig war mir hier insbesondere, dass jeder Gastgeber weiß, dass jeder Teilnehmer die freie Auswahl hat und gegebenenfalls eine Session somit auch keine Teilnehmer haben kann.  Auch die Teilnehmer haben in Form einer Video-Botschaft und einer Präsentation die Idee des Barcamps näher erfahren. Im Video hat eine Gastgeberin dargestellt, welche Vorteile sie für sich sieht. Die Führungskräfte waren von den Sessions explizit ausgeschlossen und nur in der Abschluss Session dabei. Die Ergebnisse der Abschluss Session waren sehr aufschlussreich. Hier hat jeder Gastgeber seine Session in 5 Minuten kurz mündlich zusammengefasst. Es gab viele Aha-Momente bei der gemeinsamen Reflektion der diskutierenden Inhalte: Fragestellungen konnten gelöst werden, Erfahrungen ausgetauscht werden, Themen identifiziert werden, die einen Schritt weiterentwickelt werden sollten, um die Herausforderung anzugehen. Eine Umfrage im Nachgang bei allen Teilnehmern hat mir bestätigt, dass das Barcamp Format große Vorteile bringen kann.

Fazit

Daher lautet mein Fazit: Traut Euch und seid als Organisator von Lernsessions selbst agil im Umgang mit klassischen agilen Lernformaten! Nehmt Anpassungen agiler Lernformate auf Basis Eurer vorliegenden Rahmenbedingungen vor – beispielsweise der Umfang, die Gruppengröße sowie die Vorkenntnisse der Teilnehmer. Eure Lernsession wird sicher trotzdem agil sein, wenn Ihr die agilen Elemente beibehaltet: die Offenheit, Hierarchielosigkeit, Struktur und ausreichend Zeit für den Austausch sowie die Ergebnissicherung.    


Maiken Boeckh-Behrens

In der Vertriebssteuerung und in ihrer Rolle als Lernbotschafterin im Unternehmen beschäftigt sich Maiken Boeckh-Behrens intensiv mit der Frage, wie betriebliches Lernen mit agilen Lernformaten gefördert werden kann.