Maker-Time vs. Manager-Time: Tipps für eine effiziente Zeitplanung

Manager und Maker haben unterschiedliche Anforderungen an ihre Zeit- und Aufgabenplanung. Führungskräfte müssen viele Termine unter einen Hut bringen. Ein Manager-Terminkalender besteht deshalb oft auf vielen, eher kurzen Termine, wie z. B. Besprechungen, Rücksprachen oder Reportings. Maker planen dagegen eher mit längeren Zeitblöcken, in denen konzentriert und ohne Unterbrechung gearbeitet werden kann.

Wie lassen sich Maker-Time und Manager-Time unter einen Hut bringen? Wie können Manager den Makern genügend Freiräume lassen? Wie schaffen es Manager, im eigenen Terminkalender auch Maker-Time zu berücksichtigen?

Sind die ein Manager oder ein Maker?

Sind die ein Manager oder ein Maker? Damit ist nicht Ihre Persönlichkeit oder Ihre Fähigkeit gemeint, sondern die Funktion, die Sie in einem Projekt oder einer Organisation einnehmen. Maker sind z.B. Designer*innen, Entwickler*innen, Autor*innen oder Programmier*innen. Manager haben die Aufgabe, Projekte zu koordinieren, zu steuern und ein Team zu unterstützen.

Die Idee, zwischen Manager- und Maker-Kalendern zu unterscheiden, hat Paul Graham 2009 in einem Essay diskutiert. Er ist selbst Programmierer. Neben einem Informatik-Studium hat er auch Kunst studiert und arbeitet als Unternehmensberater. Als Beispiel für eine Person mit Maker-Zeitplan führt er Programmierer an. Viele kreative oder wissensbezogenen Tätigkeiten gehören dazu: einen Text schreiben, ein Konzept entwickeln, ein Projekt planen, Ideen durchdenken.

Manager und Maker organisieren ihre Arbeitszeit unterschiedlich. Die unterschiedlichen Aufgaben erfordern eine unterschiedliche Zeit- und Aufgabenplanung. Maker brauchen längere Zeitabschnitte, in denen sie konzentriert und ohne Störung arbeiten können. Manager haben ihren Terminkalender oft in kleinere Zeitabschnitte unterteilt. Einen großen Teil ihrer Arbeitszeit nimmt die Planung, Durchführung und Nachbereitung von Besprechungen ein.

Maker und Manager planen Ihre Zeit unterschiedlich. Das kann zu Konflikten führen.

Maker brauchen längere Zeitblöcke, in denen konzentriert und ohne Unterbrechung gearbeitet werden kann.

Maker und Manager-Time bewusst zu planen, kann die Effizienz und die Zufriedenheit steigern.

Manager und Maker unter einen Hut bekommen: Maker-Time planen!

Viele Führungskräfte sind beides: Manager und Maker. Sie sind in manchen Bereichen Fachexperten und arbeiten selbst in Projekten mit, schreiben, entwickeln oder programmieren. Gleichzeitig sind sie für das Management eines oder mehrerer Projekte zuständig oder übernehmen Leitungsaufgaben in einem Team oder einer Organisation. Hier ist es besonders wichtig, die beiden Arten von Terminkalendern bei der Terminplanung zu berücksichtigen, um beiden Rollen gerecht zu werden.

Die Unterscheidung von Maker-Time und Manager-Time im eigenen Terminkalender trägt dazu bei, effizient zu arbeiten und vor allem zufrieden mit der eigenen Arbeit zu sein. Wenn Manager-Time überhand nimmt oder auf Kosten der Maker-Time geht, fühlen sich Personen selbst unproduktiv. Oder anders formuliert: Menschen abotieren sich selbst, weil sie die Anforderungen, die sie als Maker an die Zeit- und Terminplanung haben nicht berücksichtigen.

Eine Aufgabe für Führungskräfte ist, Manager- und Maker-Terminpläne aufeinander abzustimmen und die unterschiedlichen Anforderungen von Makern und Managern zu kennen zu berücksichtigen – sowohl im Bezug auf den eigenen Terminplan, als auch in Bezug auf die Terminplanung in einem Team. Dabei helfen die folgenden Tipps.

Analysieren Sie Ihren Terminkalender: Haben Sie einen Maker oder einen Manager Zeitplan?

Sind Sie zufrieden mit Ihrer Zeit- und Arbeitsplanung? Fehlt Ihnen Zeit, um fokussiert zu arbeiten?

Welche Tätigkeiten in Ihrem Alltag zählen für Sie zur Maker-Time?

Tipps für Maker

  • Planen Sie in Ihren Maker-Terminkalender bewusst Zeiten ein, die Sie frei von Besprechungen halten. Wenn Sie Ihre Maker-Zeit wie andere Termin bewusst planen, verhindern Sie, dass diese Zeit von Ihrem oder einem anderen Management-Kalender aufgebraucht wird.
  • Entwickeln Sie Routinen für Ihre Maker-Time und probieren Sie aus, was für Sie am besten funktioniert. Für manche Personen funktioniert es gut, z.B. jeden Vormittag zwei Stunden Maker-Time zu reservieren. Andere Personen planen eher, ein oder zwei Tage in der Woche frei von Terminen zu halten.
  • Kommunizieren Sie Ihre Maker-Time. Wenn Sie einen geteilten Terminkalender im Team nutzen, notieren Sie auch Ihre Maker-Time im Kalender um zu signalisieren: In dieser Zeit möchte ich konzentriert und ohne Störung arbeiten.
  • Schalten Sie Störungen ab. Dazu gehört Telefonanrufe, E-Mails oder soziale Netzwerke wie Slack oder Yammer. Damit Ihre Maker-Time erfolgreich ist, müssen Sie diese nicht nur bewusst planen, sondern auch bewusst nutzen.

Tipps für Manager

  • Reflektieren Sie, welche Meetings notwendig und zielführend sind. Berücksichtigen Sie, dass Maker ein Meeting als eine Unterbrechung oder Störung empfinden.
  • Machen Sie Ihren Kalender für Ihr Team zugänglich und machen Sie transparent, zu welchen Zeiten Sie noch frei für Meetings sind. Das ermöglicht Ihrem Team, Meetings anzufragen, wenn es Besprechungsbedarf gibt.
  • Halten Sie ein oder zwei Maker-Tage in der Woche bewusst frei von Meetings, um Makern in Ihrem Team die Möglichkeit zu geben, konzentriert und am Stück zu arbeiten.
  • Machen Sie klar, dass eine umgehende Reaktion auf E-Mails und Nachrichten in Slack oder anderen Netzwerken nicht erwartet wird. Vereinbaren Sie klare Service-Level-Agreements (z.B. E-Mails am Morgen, am Mittag und am Abend lesen). Dies ermöglicht Makern, Ihre Maker-Time auch wirklich effizient zu nutzen.

Planen Sie in Ihren Terminkalender genügend Maker-Time ein.

Thematisieren Sie die Unterscheidung von Maker-Time und Manager-Time in Ihrem Team.

Begrenzen Sie die Zeit, die Sie für einzelne Meetings einplanen und prüfen Sie bei jedem Meeting, ob es wirklich notwendig ist.

Johannes Moskaliuk

Prof. Dr. Johannes Moskaliuk ist Diplompsychologe sowie ausgebildeter Betriebswirt. Er arbeitet als Professor für Psychology and Management an der International School of Management in Stuttgart. Außerdem ist er assoziierter Wissenschaftler am Leibniz-Institut für Wissensmedien in Tübingen.