Vom Home Office zurück ins Büro: Ein Übergang, der Aufmerksamkeit braucht

Mit dem Auslaufen der „Home-Office-Pflicht“ Ende Juni 2021 werden in den nächsten Wochen mehr und mehr Mitarbeitende in ihre Büros zurückkehren. Manche sehen dem Büro mit großer Freude entgegen, andere mit einigem Unbehagen. Weil dieser Übergang von Emotionen begleitet ist, verdient er Aufmerksamkeit: Denn oft kommen nicht dieselben Menschen in dieselbe Arbeitsumgebung zurück, sondern beide Seiten haben sich weiterentwickelt. Wo liegen Fallstricke und wie können Organisationen damit umgehen?

Angesichts zahlreicher persönlicher Gespräche zu den Einstellungen von Mitarbeitenden zu einem möglichen baldigen Wechsel zurück ins Büro haben Prof. Dr. Kai Sassenberg und ich uns kürzlich über die damit verbundenen Herausforderungen, Sorgen und Möglichkeiten unterhalten. Wie lassen sich diese auf der Basis von psychologischen Ansätzen erklären und erfolgreich begleiten? Im Folgenden stellen wir zentrale Fragen aus unserer Diskussion dar und die Antworten, die wir darauf geben können:

Die „Zeichen stehen auf Öffnung“ und deuten ein Ende der „Home-Office Pflicht“ an. Wie sehen Menschen dem Wechsel zurück ins Büro entgegen?

Ein Teil der Menschen sieht dem Wechsel ins Büro mit Freude entgegen: Man trifft beispielsweise Kolleg*innen endlich wieder persönlich und Arbeit und Privatleben lassen sich wieder besser trennen. Andere berichten Unbehagen angesichts dieser baldigen Veränderungen. Dabei spielen Sorgen um die eigene Gesundheit, aber beispielsweise auch wenig Begeisterung über die Rückkehr an den Ort alter Konflikte und quälend langer Meetings eine Rolle.

Wie nehmen Arbeitnehmer*innen das Home-Office wahr?

Der Wechsel ins Home Office kam 2020 sehr abrupt und hat zunächst einmal viel Improvisation erfordert – insbesondere, wenn gleichzeitig die Kinderbetreuung weggebrochen ist. Inzwischen haben sich aber viele Mitarbeitende damit arrangiert, manche fühlen sich sogar sehr wohl mit der Arbeit Zuhause. So erlaubt das Home-Office z.B. mehr Flexibilität und Selbstbestimmung u.a. bei der Organisation der Arbeit sowie deutliche Zeitersparnis durch das Wegfallen des Arbeitsweges. Eine Sorge ist, dass diese liebgewonnen Freiheiten bei der Rückkehr ins Büro verloren gehen. Dementsprechend zeigen Umfragen, dass nach aktuellem Stand viele gerne auch in Zukunft zumindest einige Zeit Zuhause arbeiten möchten.

Wie ist das bei den Menschen, die sich wieder auf die Arbeit im Büro freuen?

Viele sehen dem Wechsel auch positiv entgegen, da sie mehr Möglichkeiten zum persönlichen Austausch und weniger Screentime haben werden. Sie erleben online vieles mühsamer und zeitintensiver als vor Ort im Büro. Auch für Führungskräfte kann der Wechsel mit Erleichterung verbunden sein, weil der Austausch, die Teamdynamik sowie die Kommunikation von Zielen und deren Erreichung sich vor Ort oft leichter umsetzen lassen.

Was ist aus wissenschaftlicher Perspektive zu erwarten, wenn Mitarbeitende nach über einem Jahr ins Büro zurückkehren?

Wie so oft in der aktuellen Situation, sind wir auf Schlussfolgerungen aus ähnlichen Veränderungsprozessen angewiesen. Der Schritt ins Home-Office und zurück lässt sich mit der Erfahrung von Mitarbeitenden vergleichen, die für eine Zeit im Ausland arbeiten.

Die Forschung dazu hat gezeigt: Ein Wechsel des Kontextes löst zu Beginn oft das Gefühl einer positiven Herausforderung aus. Es gibt neue und aufregende Eindrücke, was anstrengend ist, aber erwartet und oft auch gut vorbereitet ist. Es kann aber auch schnell zu Konflikten und Missverständnissen aufgrund von Kulturunterschieden kommen. Danach folgt in der Regel eine Phase der Anpassung oder des Arrangierens mit dem anderen Kontext, die mit einer „Erholung“ einher geht.

Der Wechsel ins Home Office erfolgte 2020 für viele Mitarbeitende (anders als Auslandsaufenthalte) unerwartet und unvorbereitet. Oft passten jedoch analog dazu die Arbeitsgewohnheiten und -abläufe so wenig zum Arbeiten Zuhause, wie die Herkunftskultur zu der eines fremden Landes. Es kam zu Konflikten zwischen Arbeits- und privaten Anforderungen – beispielsweise zwischen Arbeit und Kinderbetreuung. Nach einer Phase des Ankommens haben aber viele eine andere, an den Bedarfen Zuhause und an den eigenen Bedürfnissen orientierte, effektivere Arbeitsweise entwickelt.

Und was besagt diese Forschung über den Weg zurück an den alten Arbeitsort – also die Rückkehr ins Büro?

Mitarbeitende, die nach einem Aufenthalt in einer fremden Kultur zurück in ihre ‚alte‘ Kultur kommen, durchlaufen überraschenderweise oft sehr ähnliche Phasen wie beim Wechsel ins Ausland (den sogenannten „umgekehrten Kulturschock“).

Obwohl sie in die Kultur und damit auch die Arbeitsumgebung zurückkommen, in der sie vorher waren und die sie für ihre eigene halten, erleben sie hier viele Dinge als neu, ungewohnt und nicht mit ihrem Zugang und ihren neuen Gewohnheiten übereinstimmend. Die Zeit in der anderen Kultur verändert die Menschen oft; hinzukommt, dass sich im Laufe der Zeit auch ihre Kolleg*innen und vor allem die Organisation verändert.

Das bedeutet, die Rückkehr in das „alte, bekannte“ Arbeiten könnte nicht so leicht sein, wie man vielleicht denkt?

Ja, es ist demnach gut möglich, dass nach über einem Jahr im Home Office nicht dieselbe Person zurück ins Büro kommt. Sehr wahrscheinlich haben die Mitarbeitenden sich selbst weiterentwickelt – einige haben vermutlich, wie eingangs erwähnt z.B. ihre Arbeitsweise angepasst. Das bedeutet automatisch auch, dass sich die Kolleg*innen verändert haben können. Hinzu kommt, dass die Pandemie auch an Organisationen nicht spurlos vorübergegangen ist – auch Führende, Ziele, Strategien und die Zusammensetzung von Teams können sich verändert haben.

Die Summe dieser Veränderungen allein legt nahe, dass die Rückkehr nicht selbstverständlich reibungslos verläuft. Wenn dann (ähnlich wie bei Auslandsrückkehrenden) die Erwartung hinzukommt, dass alles wieder so ist wie vor der Pandemie, können unangenehme Überraschungen und enttäuschte Erwartungen hinzukommen. So könnte z.B. der erwartete tägliche Austausch in der Kaffeeküche an der neuen Orientierung der Kolleg*innen an ihren Bedürfnissen (z.B. dem Fokus auf den eigenen Arbeitsrhythmus) scheitern.

Was können Mitarbeitende oder Organisationen tun, um damit umzugehen?

Das wichtigste ist aus unserer Sicht: Be prepared – seien Sie vorbereitet. Der Wechsel wird mit großer Wahrscheinlichkeit nicht mit der Rückkehr zum Erwarteten, Gewohnten einher gehen. In dieser Situation kann es helfen, sich Zeit zu geben und zu nehmen, um wieder zusammenzufinden. Dabei wird es von Vorteil sein, wenn weder einzelne noch Führende einen reibungslosen Übergang erwarten, sondern die Rückkehr als Prozess betrachten und bewusst gestalten. Letztlich ist es auch eine Zäsur, die Chancen zur Veränderung von ungünstigen Gewohnheiten aus der Zeit vor der Pandemie liefert.

Aktive Gestaltungsmöglichkeiten kann beispielsweise ein Workshop oder Event ähnlich wie bei einem Kick-Off zu einem neuen Projekt sein, um den Startpunkt für die Arbeit im Office mit Bedeutung zu versehen. Auch im Kleineren lässt sich ansetzen: An vielen Stellen der Zusammenarbeit werden wir neue Normen brauchen, die z.B. das Händeschütteln oder die Kaffeepause in der gemeinsamen Büroküche ersetzen können; auch hier können explizite und revidierbare Absprachen helfen, Konflikte und Enttäuschungen zu vermeiden.

Dabei sollten die erfolgreichen Strategien und Erkenntnisse aus dem Home Office, aber auch aus der Zeit vor der Pandemie gezielt reflektiert und wo möglich in den Alltag im Büro eingebunden werden. In jedem Fall sollte Zeit für den Prozess der Rückkehr eingeplant werden.

Annika Scholl

Annika Scholl forscht am Leibniz-Institut für Wissensmedien und hält Lehrveranstaltungen an der Universität Tübingen. Als Sozial- und Organisationspsychologin publiziert sie regelmäßig in wissenschaftlichen Fachzeitschriften und Branchenmagazinen und hält Vorträge auf internationalen Konferenzen. Auf wissensdialoge.de schreibt sie über die Themen Macht und Führung, organisationales Lernen und den Wissensaustausch in Arbeitsteams.