Der Proximity Bias und die Folgen für ein hybrides Arbeitsmodell

Was bedeutet es für ein Team, wenn zukünftig der eine Teil hauptsächlich von zu Hause aus arbeitet, während der andere Teil lieber ins Büro kommt? Wie kann es hier gelingen, die Kommunikation effizient zu gestalten und allen die gleichen Chancen zukommen zu lassen?

Die Zukunft der Arbeit ist hybrid

Die Pandemie hat viele Menschen ins Homeoffice gezwungen. Ganz plötzlich mussten wir lernen, komplett online zu arbeiten. Selbst nach so vielen Monaten des virtuellen Arbeitens kämpfen wir zwar noch immer mit der ein- oder anderen technischen Hürde oder dem berühmten „Mute-Button“, doch in Summe haben sich viele ganz gut eingerichtet in ihrem Homeoffice. Zahlreiche Studien wie beispielsweise die Konstanzer Homeoffice-Studie zeigen, dass ein Großteil der Menschen nicht wieder zum alten Modell der Vollzeitpräsenz zurückkehren möchte.

So bringt das Arbeiten von zu Hause Vorteile wie eine höhere Flexibilität, leichtere Vereinbarkeit verschiedener Lebensbereiche und der Wegfall von Pendelzeiten. Gleichzeitig bietet sich für die Unternehmen die Chance, durch weniger Geschäftsreisen und Präsenzmeetings an vielen Stellen effizienter und nachhaltiger zu werden.

Aufbauend auf den positiven Erfahrungen mit Homeoffice entscheiden sich derzeit viele Unternehmen für ein hybrides Modell, also einer Mischung aus Präsenzarbeit und Homeoffice. Die Modelle sehen sehr unterschiedlich aus. Dabei machen einige Unternehmen konkrete Vorgaben, wie beispielsweise maximal drei Homeoffice Tage pro Woche. Andere lassen das bewusst recht offen, um solche Entscheidungen flexibler auf Teamebene und je nach Aufgabenbereich treffen zu können. Das Ziel aller hybriden Arbeitsmodelle ist es, das Beste aus beiden Welten zu vereinen. Doch das ist gar nicht immer so einfach!

Mitarbeitende vor Ort haben einen Informationsvorteil

Stellen Sie sich vor, Sie sitzen gemeinsam mit fünf weiteren Kolleg*innen vor Ort gemeinsam in einem Besprechungsraum und fünf weitere Kolleg*innen sind per Videokonferenz zugeschaltet. Durch den informellen Austausch vor, während und nach einer hybriden Besprechung erhalten die Mitarbeitenden vor Ort i.d.R. zwangsläufig mehr Informationen. Die anwesenden Personen haben leichter die Möglichkeit, bilateral Nebengespräche zu führen und nonverbale Signale aufzunehmen sowie die Stimmung im Raum besser zu deuten als die Kolleg*innen, die für die Besprechung zugeschaltet sind. Dies kann bei Letzteren dazu führen, dass diese sich ausgeschlossen und benachteiligt fühlen (Bernardy et al., 2021).

Der Effekt der räumlichen Nähe

Hinzu kommt ein weiteres psychologisches Phänomen: der Effekt der räumlichen Nähe (Proximity Bias). Er beschreibt eine Urteilsverzerrung, bei der Menschen unbewusst das bevorzugen, was ihnen räumlich näher ist. So mögen wir in der Regel die Menschen lieber, die wir öfter sehen und um uns haben. Im Arbeitskontext bedeutet dies, dass wir diejenigen Kolleg*innen vermutlich mehr bevorzugen, die uns räumlich näher sind.

Die Folgen des Proximity Bias im hybriden Arbeitsmodell

Diese Wahrnehmungsverzerrung kann sich auch in hybriden Besprechungen zeigen. Unbewusst werden die Meinungen der Anwesenden vielleicht wichtiger und ihre Leistung besser wahrgenommen (im Vergleich zu den hinzugeschalteten Kolleg*innen).

Diese Voreingenommenheit kann dazu führen, dass Mitarbeiter*innen im Büro bessere (Aufstiegs-) Chancen bekommen, indem sie beispielsweise bei der Verteilung von Vorzeigeprojekten eher berücksichtigt werden. Das kann sich wiederum negativ auf die Motivation der Mitarbeiter*innen im Homeoffice auswirken oder sogar dazu führen, dass doch wieder alle ins Büro kommen.

Damit ein hybrides Arbeitsmodell seine volle Kraft entfalten kann, müssen also neue Spielregeln für die Zusammenarbeit etabliert werden. Bestimmte Aspekte können gerade Führungskräfte dabei berücksichtigen:

Tipps für Führungskräfte für eine gelingende hybride Zusammenarbeit

1) Schaffen Sie Klarheit, welche Meetings in Präsenz stattfinden

Es könnte z.B. gemeinsam festgelegt werden, dass bestimmte Besprechungen wie wöchentliche Teammeetings nur physisch abgehalten werden. Das schafft für alle die gleichen Vorteile vor Ort – aber lässt auch den Freiraum, an den übrigen Tagen im Homeoffice zu sein. Darüber hinaus kann es sinnvoll sein, gemeinsam einen Tag pro Woche festzulegen, an dem alle ins Büro kommen.

2) Sorgen Sie in hybriden Besprechungen dafür, dass sich auch die Leute vor Ort einzeln dazu schalten

Das bedeutet, auch die Kolleg*innen, die vor Ort im gleichen Büro sitzen, wählen sich getrennt voneinander in eine Online-Besprechung ein. Das schafft gleiche Voraussetzungen für alle und es wird für Kolleg*innen im Homeoffice leichter, sich einzubringen.

3) Bringen Sie Ihre Befürchtungen im Team klar zur Sprache

Machen Sie die Gleichberechtigung aller Mitarbeiter*innen – ob zu Hause oder im Büro – aktiv zum Thema: „Ich habe Sorge, dass Kolleg*innen im Homeoffice nicht ausreichend eingebunden sind.“ Dies schärft bei allen die Sinne und das Team wird sich häufiger selbst hinterfragen: Grenzen wir die Kolleg*innen im Homeoffice eventuell gerade versehentlich aus?

4) Holen Sie sich regelmäßig Feedback von Kolleg*innen im Homeoffice ein

Haken Sie regelmäßig in Einzelgesprächen nach: „Fühlst Du Dich ausreichend eingebunden und wahrgenommen?“ Fall nein, ist es ratsam, zu häufigeren kurzen Abstimmungen überzugehen. Wichtig ist, dass die Verantwortung für Austausch nicht nur bei der Führungskraft, sondern auch bei den Mitarbeitenden liegt.

5) Achten Sie bei der Leistungsbeurteilung auf die Erreichung von festgelegten Zielen

Vereinbaren Sie konsequent Ziele mit Ihren Mitarbeiter*innen, um deren Leistung auch gerecht zu beurteilen zu können. Sorgen Sie dafür, dass die Leistungen in Ihrem Team sichtbar und nachvollziehbar dokumentiert werden, dies beugt eventuellen Ungerechtigkeiten vor.

Fazit

Beide Arbeitswelten – ob zu Hause oder im Büro – bieten viele Vorteile für das Arbeiten. Um das Beste aus beiden Welten vereinen zu können, ist es wichtig, gemeinsam im Team neue Spieregeln der Zusammenarbeit aufzustellen und diese immer wieder zu hinterfragen und ggf. neu anzupassen. Dabei lässt sich einem potenziell auftreten Proximity Bias am besten entgegenwirken, indem man sich dieses psychologische Phänomen immer wieder bewusst macht.

Literatur
Bernardy V., Müller R., Röltgen A.T., Antoni C.H. (2021) Führung hybrider Formen virtueller Teams – Herausforderungen und Implikationen auf Team- und Individualebene. In: Mütze-Niewöhner S. et al. (eds) Projekt- und Teamarbeit in der digitalisierten Arbeitswelt. Springer Vieweg, Berlin, Heidelberg. https://doi.org/10.1007/978-3-662-62231-5_6

Nicole Behringer

Dr. Nicole Behringer ist bei Daimler Mobility tätig im Bereich Organizational & Leadership Culture. Sie studierte Psychologie an der Universität Jena und promovierte am Leibniz-Institut für Wissensmedien in Tübingen. In ihrer Doktorarbeit untersuchte sie motivationale Faktoren des Wissensaustauschs. Auf wissensdialoge.de schreibt sie vor allem über die Themen New Work, New Learning und Organisationsentwicklung.