Schon seit Jahren wird gefordert, dass wir digitaler werden und unsere Arbeit digitalisieren. So richtig ernst genommen wurde das in vielen Bereichen nicht, denn das bisherige Ablagesystem hat ja immer wunderbar funktioniert oder die Arbeitsabläufe haben gut ineinander gegriffen. Warum sollte man daran also etwas ändern? Doch durch die Corona-Krise sieht das mittlerweile alles etwas anders aus. Viele Teams mussten von jetzt auf gleich ins Homeoffice wechseln und sich mit Videokonferenzen und mit digitaler Kommunikation auseinandersetzen, die vorher in dieser Form einfach nicht nötig war.
Homeoffice wurde innerhalb weniger Tage zum neuen Standard in vielen deutschen Firmen, ebenso wie Videocalls oder Teamchats. Wir wurden durch Corona Jahre nach vorne katapultiert, was die Digitalisierung unserer Arbeit betrifft. Aber wie werden wir jetzt auch wirklich produktiv im Homeoffice und mit verteilten Teams? Wir stellen zwei wichtige Ansätze vor, wie die neue Situation dabei helfen kann, sinnvolle Arbeitsstrukturen aufzubauen.
Gemeinsam den Überblick behalten
In einem früheren Artikel haben wir Wunderlist als App empfohlen für die Organisation von To do-Listen. Leider gibt es Wunderlist nicht mehr und die Nachfolge-Version, die mittlerweile von Microsoft vertrieben wird, kann nicht ganz mit dem Original mithalten. Als Alternative können wir an dieser Stelle die kostenlose Software ZenKit ToDo vorschlagen. Diese App kann zwar noch nicht alles, was Wunderlist konnte, kommt aber dem Original sehr nah und kann Wunderlist tatsächlich sehr gut ersetzen. Hier können To dos angelegt und organisiert werden mit Fälligkeitsdatum und Erinnerung. Das kann sehr hilfreich sein, um den Überblick zu behalten.
Viel übersichtlicher und besser geeignet für die Arbeit im Team oder in einem Projekt ist allerdings unserer Meinung nach Trello. Hier können unterschiedliche Boards zu verschiedenen Themen angelegt werden und verschiedene Personen können parallel an den Inhalten arbeiten. Auf jedem Board können Listen und Karten angelegt werden und bspw. Personen markiert werden. So können Aufgaben ganz unkompliziert verteilt werden und das Team behält problemlos den Überblick. Trello bietet wahnsinnig viele Möglichkeiten die Arbeit zu organisieren und bietet sich vor allem dann an, wenn mehrere Personen involviert sind oder wenn es darum geht, sich einen Überblick über bestimmte Themen zu verschaffen. Projekte werden so wunderbar übersichtlich, egal ob es um die Planung einer Studie geht, die Erstellung eines Workshops oder die Vorbereitung eines Podcasts. Durch die vielen Möglichkeiten in Trello findet sich immer eine sinnvolle Lösung, um die Inhalte und Themen darzustellen, zu verwalten und zu organisieren. Es kostet zwar etwas Zeit, sich in Trello einzuarbeiten, aber das lohnt sich auf jeden Fall.
Außerdem ist Trello als App fürs Handy verfügbar und als Desktop-Variante.
Unser Produktivitäts-Tipp: Trello als Startseite im Browser einstellen und so den Überblick über alle Aufgaben und Projekte behalten. Denn immer wenn dann der Browser geöffnet wird, erscheinen die Trello-Boards und es wird direkt sichtbar, was ansteht und erledigt werden muss. Über das Handy können dann jederzeit und von überall neue Aufgaben eingetragen werden oder Inhalte eingepflegt werden. Trello eignet sich damit auch wunderbar, um als Projektverantwortliche/r den Überblick zu behalten. Mit dieser Software lässt sich die Team- und Projektarbeit ganz einfach digitalisieren.
Wissensvermittlung digital & asynchron
Im Homeoffice und in verteilt arbeitenden Teams ist es natürlich gar nicht mehr so einfach, Informationen weiterzugeben oder Schulungen abzuhalten. Natürlich kann das alles über Videocalls abgewickelt werden, aber ist das wirklich produktiv? Gerade wenn die Inhalte an verschiedene Personen oder Teams weitergegeben werden sollen, sind Videocalls oder Telefonkonferenzen eigentlich eher die Notlösung und werden in vielen Bereich nur deswegen eingesetzt, weil keine besseren Strukturen verfügbar sind.
Viel sinnvoller ist es, zur Vermittlung von Wissen Videos oder Podcasts zu erstellen, die dann zeitlich flexibel und asynchron angesehen oder abgehört werden können. So kann einerseits die Person, die das Wissen vermitteln soll, flexibel entscheiden, wann und wo sie die Aufnahmen macht. Andererseits können alle Teilnehmenden oder InteressentInnen selbst wählen, wann sie sich die Aufzeichnungen ansehen oder anhören. So können beispielsweise ganze Seminare oder Kurse online abgehalten werden und das zeitlich asynchron. Diese Vorgehensweise liefert allen Beteiligten ein großes Maß an Freiheit und Flexibilität und führt außerdem dazu, dass wichtiges Wissen im Unternehmen gebunden wird und dauerhaft verfügbar bleibt. Sie betreiben so also ganz nebenbei auch noch sehr effektives Wissensmanagement.
Zur Wissensvermittlung bieten sich übrigens Webinare besonders an. Das sind praktisch Online-Vorträge bei denen die ReferentInnen für alle Teilnehmenden sichtbar sind, aber die Teilnehmenden nur per Chat kommunizieren können oder auf Anfrage per Video zugeschaltet werden. Die ReferentInnen können dabei wählen, ob sie per Video sichtbar sind oder Folien präsentieren. Bei vielen Webinar-Anbietern werden die Webinare automatisch aufgezeichnet und können so auch weiteren InteressentInnen zur Verfügung gestellt werden.
Mit diesen zwei einfachen Schritten wird die Digitalisierung vieler Arbeitsabläufe problemlos möglich und gleichzeitig ein effektives System zum Wissensmanagement aufgebaut.
Hinweis: Dieser Artikel enthält keinen gesponserten Inhalt. Sämtliche Empfehlungen wurden von der Autorin getestet und haben sich seit Monaten bewährt. Wir empfehlen diese Tools allerdings ohne Gewähr. Sie müssen natürlich selbst überprüfen, ob die empfohlenen Tools Ihren Anforderungen entsprechen und für Ihre Arbeitsbereiche ausreichende Datensicherheit garantieren.