Produktiver und stress-freier arbeiten in drei Schritten

Wir schieben immer wieder Aufgaben vor uns her oder drücken uns vor bestimmten Themen. Irgendwann wird der Termindruck dann so stark, dass wir auf einmal völlig in Arbeit untergehen und gar nicht mehr wissen, wo wir anfangen sollen. Dann haben wir das Gefühl, wir bräuchten doppelt so viel Arbeitszeit. Vielleicht machen wir zunächst sogar erst einmal Überstunden, um der Arbeitsflut gerecht zu werden. Dabei fragen Sie sich vielleicht, ob es nicht eine andere Lösung für dieses Problem gibt. Kann man vielleicht produktiver arbeiten und dadurch Zeit sparen? Gibt es bestimmte Themen, die man immer wieder vor sich her schiebt, und die dadurch Druck erzeugen? Braucht man wirklich mehr Zeit, um die Arbeit zu schaffen, oder liegt es vielleicht an etwas ganz anderem, dass man nicht voran kommt?

Produktives Arbeiten ist ein komplexes Thema und hängt oft nicht nur vom bloßen Willen und der eigenen Kontrolle ab. Es gibt bestimmte Themen, bei denen wir im „flow“ sind und uns die Arbeit leicht fällt. Wir vergessen die Zeit und gehen völlig in dem Thema auf. Leider besteht ein normaler Arbeitstag aber auch aus Aufgaben, die wenig Charme versprühen und bei denen wir keinesfalls in den „flow“ geraten. Was kann man also tun, um diese Aufgaben trotzdem produktiv zu meistern und gleichzeitig entspannter durch den Tag zu gehen?

 

1. Den eigenen Arbeitstag analysieren

Zunächst sollten Sie sich den Ist-Zustand anschauen. Wie läuft Ihr typischer Arbeitstag ab? Womit beschäftigen Sie sich? Wie viel Zeit brauchen Sie für welche Aufgaben? Welche Termine und Besprechungen fallen an?

Sie können sich hierfür ein Diagramm malen, bspw. ein Kreisdiagramm, und die einzelnen Arbeitsaufgaben und Termine eintragen, um einen Eindruck über Ihren typischen Arbeitstag zu bekommen. Vielleicht fällt Ihnen jetzt schon auf, welche Aufgaben sehr viel Zeit fressen oder wofür Sie zu wenig Zeit einplanen. Tragen Sie in Ihr Diagramm auch Absprachen mit Kollegen, Kaffeepausen und ähnliches ein. Um produktiver zu arbeiten ist es wichtig in diesen ersten Schritt ehrlich zu sich selbst zu sein und eine Bestandsaufnahme des eigenen Arbeitsverhaltens zu machen.

 

2. Die eigenen Wünsche und Grenzen ernst nehmen

Schauen Sie sich nun Ihr Diagramm an und markieren Sie die Themen, die Ihnen Spaß machen oder Sie motivieren und markieren Sie die Themen, die Sie nur ungern angehen oder keinen Spaß machen. Was sind das für Aufgaben, Termine oder Aufträge? Was machen Sie richtig gerne und was liegt Ihnen gar nicht. Was kostet Sie viel Kraft oder wo muten Sie sich vielleicht sogar zu viel zu?

Stellen Sie sich außerdem auch die Frage, wofür Sie gerne mehr Zeit in Ihrem Arbeitstag hätten.

Wenn Sie nun keine Tätigkeiten in Ihrem Arbeitsalltag finden sollten, die Ihnen Spaß machen oder Sie motivieren, dann stellen Sie sich die Frage, was Ihnen eigentlich Spaß macht und wie Sie diese Tätigkeiten in Ihren Arbeitsalltag einbauen können.

 

3. Strukturiert starten und enden

Nachdem Sie Ihren Arbeitsalltag und Ihre Wünsche analysiert haben, sollten Sie sich eine Arbeitsstruktur aufbauen, die Ihnen genug Zeit für die interessanten und motivierende Aufgaben lässt und außerdem hilft, die unangenehmen Aufgaben anzugehen. Dazu ist es wichtig, sich jeden Tag ein wenig Zeit zur Strukturierung zu nehmen.

Mein Tipp: Beginnen Sie Ihren Arbeitstag morgens mit einer Tagesstrukturierung und planen Sie vor allem für die unangenehmen Aufgaben genaue Zeiten ein (am besten am Vormittag). Schreiben Sie sich diese Zeiten auf und überlegen Sie sich außerdem, wie Sie sich für die Erledigung dieser unangenehmen Aufgaben belohnen können. Wichtig ist dann natürlich, dass Sie sich auch an Ihren Plan halten und Ablenkungen so gut es geht fern halten.

Bevor Sie dann abends Feierabend machen, sollten Sie erneut einige Minuten einplanen und Ihre Tagesstruktur überprüfen. Was haben Sie erledigt, was hat geklappt, was hat nicht geklappt und wo haben Sie sich mit der Zeit verschätzt?

So gewinnen Sie nach und nach einen Überblick darüber, welche Aufgaben wie viel Zeit brauchen und wie Sie sich selbst motivieren können, auch unangenehme Aufgaben anzugehen. Versuchen Sie außerdem nach und nach motivierende Tätigkeiten in Ihren Arbeitsalltag einzubauen und gönnen Sie sich genug Pausen. Gerade wenn Sie das Gefühl haben in Arbeit unterzugehen, kann es enorm helfen einen Tag frei zu nehmen oder etwas früher Feierabend zu machen. Dadurch tanken Sie neue Kraft, können Ihre Aufgaben am nächsten Arbeitstag mit mehr Elan und Motivation angehen und vermeiden negative Folgen von übermäßigem Stress.

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