Kommunikation und Konzentration – oder wie man in der Fülle der Informationen und Aufgaben nicht untergeht

Die April-Ausgabe des Wirtschaftsmagazins brand eins beschäftigt sich mit dem Thema Konzentration. Wie immer gibt es ein Essay zum Thema von Wolf Lotter. Darin bringt er Erscheinungen unserer heutigen Arbeitswelt sehr treffend auf den Punkt, die vielerorts unter der „Herrschaft des blinden Eifers“ steht.

Zum Nachdenken brachte er mich mit der Aussage: „Das Wort [Kommunikation] ist allgewärtig und zu Unrecht positiv besetzt.“ Ich gebe Wolf Lotter völlig Recht, dass mitunter zu viel über Probleme geredet wird, anstatt die Zeit für die Lösung von Problemen einzusetzen. In einer arbeitsteiligen Gesellschaft, zu dem einer Wissensgesellschaft, führt an Kommunikation jedoch kein Weg vorbei. So wird entscheidend, wie wir kommunizieren.

Ich bin seit langem der festen Überzeugung, dass man sich eine schlecht vorbereitete Sitzung sparen kann. Ebenso wichtig wie die Vorbereitung finde ich die Nachbereitung. Für beides bleibt im hektischen Arbeitsalltag oft wenig Zeit. Insbesondere weil „die Konzentration auf das Wesentliche“ fehlt. Ohne zu wissen, worüber man mit welchem Ziel spricht und hinterher abzusichern, dass das Ergebnisse bei allen angekommen ist und zu entsprechenden Handlungen führt, verschwendet man wertvolle Arbeitszeit.

Eine Fähigkeit scheint bei all der Kommunikation immer mehr auf der Strecke zu bleiben, obwohl sie ein Bestandteil von Kommunikation ist: Das Zuhören. Hiermit meine ich sowohl das aufmerksame Verarbeiten von gesprochenem als auch geschriebenem Text. Dies hat ebenfalls mit Konzentration zu tun. Im Zeitalter der sozialen Medien, in der jede und jeder zum Produzenten wird, besteht die Gefahr, dass das bewusste Konsumieren, das Verarbeiten von Informationen, auf der Strecke bleibt. In der Fülle von verfügbaren Informationen fällt „die Konzentration auf das Wesentliche“ besonders schwer.

An dieser Stelle möchte ich noch einmal Wolf Lotter heranziehen: „Konzentrieren wir uns wieder aufs Wesentliche – auf das, was wir können, und nicht auf das, was andere von uns wollen“. In unserer heutigen Arbeitswelt strömen tagtäglich viele Erwartungen auf uns ein; immer gibt es noch eine Projektidee; immer wäre dies oder jenes noch sinnvoll. Ohne irgendeinen Anker in uns selbst werden wir so schnell zum Spielball zwischen den Interessen anderer. Die gleichzeitige Bearbeitung von Aufgaben und Projekten hat einfach seine Grenzen. Werden es zu viele, leidet das Ergebnis aller Aufgaben und Projekte.

Doch wie seinen eigenen Anker finden? Ausgangspunkt sind aus meiner Sicht die übergeordneten Ziele der eigenen Arbeit. Woran wird mein Erfolg im Unternehmen gemessen? Was will ich langfristig erreichen? Wofür will ich stehen? Basierend auf diesen Fragen können Projekten und Aufgaben unterschiedliche Prioritäten eingeräumt werden.

Dann entscheiden die Arbeitsbelastung und die verfügbaren Ressourcen darüber, wie viel Projekte und Aufgaben angegangen werden können. Hierbei hilft mir meine To-Do-Liste (siehe auch meine Dialog „Sinn und Unsinn von To-Do-Listen“): Hier pflege ich verschiedene Projekte und damit verbundene Aufgaben, terminiere diese und plane, was wann in den kommenden Tagen und Wochen ansteht. Um einen Jahresüberblick zu haben, pflege ich einen Wandkalender mit den wichtigsten Terminen und Dienstreisen.

Klar kann man sich auch bei diesem Ansatz übernehmen. Hier heißt es sich und die eigene Arbeitsplanung regelmäßig kritisch zu reflektieren: Habe ich mir zu viel vorgenommen? Welche meiner Aufgaben müssen warum erledigt werden? Welche Aufgaben kann ich, ohne meine übergeordneten Ziele zu gefährden, einschränken oder ganz streichen? Zudem kann man gleich Pufferzeit, Zeit für Vor- und Nachbereitung von Besprechungen oder einfach Zeit zum Nachdenken und Reflektieren einplanen.

Wie schaffen Sie es unter der „Herrschaft des blinden Eifers“ nicht unterzugehen? Wie managen Sie Ihre Zeit? Woran machen Sie Ihre Prioritäten fest?

Katrin Wodzicki

Als Koordinatorin an der Georg-August-Universität Göttingen berät Dr. Katrin Wodzicki NachwuchswissenschaftlerInnen und organisiert karrierebezogene Workshops und Veranstaltungen. Sie studierte Psychologie an der Universität Jena und promovierte an der Universität Zürich. Anschließend forschte sie zu psychologischen und motivationalen Aspekten der computer-vermittelten Kommunikation und Kooperation am Leibniz-Institut für Wissensmedien (IWM) in Tübingen. Auf wissensdialoge.de schreibt sie über Social Media, Teaminteraktion und Arbeitsorganisation.

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Katrin Wodzicki

Als Koordinatorin an der Georg-August-Universität Göttingen berät Dr. Katrin Wodzicki NachwuchswissenschaftlerInnen und organisiert karrierebezogene Workshops und Veranstaltungen. Sie studierte Psychologie an der Universität Jena und promovierte an der Universität Zürich. Anschließend forschte sie zu psychologischen und motivationalen Aspekten der computer-vermittelten Kommunikation und Kooperation am Leibniz-Institut für Wissensmedien (IWM) in Tübingen. Auf wissensdialoge.de schreibt sie über Social Media, Teaminteraktion und Arbeitsorganisation.

Ein Gedanke zu „Kommunikation und Konzentration – oder wie man in der Fülle der Informationen und Aufgaben nicht untergeht

  • 7. Mai 2014 um 15:09
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    Bezüglich Sitzungen/Meetings kann ich Merlin Mann’s Vortrag „Broken Meetings (and how you’ll fix them)“ sehr empfehlen. Der Vortrag ist in englisch. Unter anderem die Liste mit Kriterien für Meetings (auswählen, wird nicht alles sofort umsetzen) ist beachtenswert.

    Ein Meeting sollte haben:

    1. klar definierter Zweck („was passieren muss bis zum Ende des Meetings“)
    2. Agenda (wie kommen wir dahin, wo wir am Ende sein wollen)
    3. „Weidepolitik“ (was man im Meeting machen darf, z.B. was den Umgang mit Notebooks/Smartphones betrifft)
    4. Grenzen/Ränder (klarer Start- und Endzeitpunkt)
    5. Gäste (Personen die nur zeitweise dabei sein müssen, kommen auch nur zu bestimmten vorher angekündigten Zeiten — gibt Zeitplanung/-einhaltung mehr Gewicht)
    6. Zeitwächter (andere Person als die Person, die das Meeting leitet)
    7. Keine „Rattenlöcher“ (off-topic Sachen außerhalb des Meetings klären und später Ergebnisse berichten lassen)
    8. Fokus (wichtig für Glaubwürdigkeit, Zweck des Meetings im Auge behalten)
    9. Follow-Up (Update bezüglich der Arbeit, die im Meeting vereinbart wurde)
    10. Konsistenz (Regeln einhalten, dauert was bis es sich einspielt)

    Vor allem Punkt 1 und 2 sind extrem relevant. Auch das eine Aufgabe ein Budget, eine Deadline, und eine/n Verantwortliche/n bzw. Eigentümer (Owner) braucht ist behaltenswert.

    Gibt viele andere gute Tips. In einigen Fällen wird das Problem leider mit am Tisch sitzen. Andere werden denken, sie selbst brauchen solche Regeln nicht (Merlin Mann macht den Punkt glaube ich auch). Ist aber etwas, was man ausprobieren sollte, wenn man selbst Meetings einruft und leitet. Abhängig von der Organisationskultur wird’s aber wahrscheinlich mit Widerstand verbunden sein, den es zu überwinden gibt (und der sich zu überwinden lohnt).

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