Fünf Tipps für den effektiven Umgang mit E-Mails

Die Flut von E-Mails, die täglich in den Postfächern landen und bearbeitet werden müssen, entwickeln sich in vielen Organisationen zum Problem. Nicht wenige Personen bearbeiten mehr als 100 E-Mails täglich und haben dabei oft kaum Zeit für anderes. Wie ist es bei Ihnen? Sind sie entspannt beim Umgang mit E-Mails oder fühlen Sie sich gestresst durch das steigende E-Mail-Aufkommen?

Ich stelle Ihnen 5 Tipps vor, entspannt mit der E-Mail-Flut umzugehen.

Aufräumen oder Behalten?

Es lassen sich zwei unterschiedliche Strategien beobachten, mit E-Mails umzugehen (Gwizdka, 2004). Da gibt es die Cleaner. Zu festen Zeiten lesen diese ihre E-Mails, und lassen sich deshalb nicht jedes Mal unterbrechen, wenn eine neue E-Mail ankommt. Aufgaben oder Termine, die ihnen in einer Mail mitgeteilt werden, übertragen sie in andere Systeme oder machen sich Notizen auf Papier oder im Kalender. Ganz anders die Keeper. Sie nutzen ihren Posteingang als zentrale Informationsschnittstelle, lesen ihre E-Mails ständig und werden deshalb auch bei anderen Aufgaben unterbrochen, wenn eine neue Mail ankommt. Sie nutzen ihr E-Mail-Postfach auch als Speicherort für zu erledigende Aufgaben und Termine. Welche Strategie effektiver ist, ist wohl auch eine Typ-Frage. Das große Problem der Keeper ist aber: Sie müssen ihr Postfach für viele anfallende Aufgaben nutzen und werden ständig durch neu eintreffende E-Mail abgelenkt. Außerdem eignen sich die meisten E-Mail-Programme nicht um Aufgaben sinnvoll zu terminieren und zu sortieren. Keeper laufen deshalb Gefahr, wichtige Aufgaben im Postfach zu übersehen.

Tipp 1: Verwenden Sie Ihr E-Mail-Postfach nicht als Liste für anfallende Aufgaben (todos). Insbesondere Aufgaben, die erst später fällig sind oder für die gerade keine Zeit ist, „verstopfen“ sonst Ihren Posteingang.  Verwenden Sie lieber eine todo-Liste, auf Papier oder digital.

Tipp 2: Bleiben Sie konsequent. Wenn Sie geantwortet haben, einen Anhang gespeichert, einen Termin in den Kalender eingetragen haben, oder eine Aufgabe notiert haben, löschen Sie die E-Mail. Stellen Sie Ihren Papierkorb so ein, dass die Mail noch einige Zeit darin liegen bleiben. Wenn Sie zu schnell waren mit löschen, finden Sie die Mail trotzdem später wieder.

Ordner im E-Mail-Programm?

Gehören Sie zu den Menschen, die ihr E-Mail-Postfach mit Ordnern strukturiert haben und alle Mails penibel einsortieren? Die empirischen Ergebnisse sind relativ eindeutig: Das Sortieren von E-Mails in Ordner bringt nicht viel (Whittaker, 2011): Bis eine E-Mail in einem Ordner gefunden wurde vergeht im Schnitt fast eine Minute, das Suchen per Suchfunktion dauert nur knapp 20 Sekunden. Das Finden von E-Mails wird also in der Regel nicht erleichtert durch das Anlegen von Ordner, dafür kosten das Sortieren Zeit. Dazu kommt, dass die Such-Funktionen immer besser werden, und viele E-Mail-Programme automatisch zusammengehörende E-Mails anzeigen.

Tipp 3: Legen Sie in Ihrem E-Mail-Programm nur wenige Unterordner an, z.B. für zentrale Aufgabenbereiche oder Projekte (bei mir gibt es z.B. die Ordner Publikationen, Lehre, Forschung und Verwaltung) oder z.B. Ordner für Mails, die Sie später lesen und bearbeiten möchten.

Tipp 4: Verwenden Sie automatische Filter sparsam aber konsequent um Newsletter oder andere regelmäßige Mails (z.B. Infos zu Blog-Kommentaren, Alerts) in einen extra Ordner zu verschieben.

Schreiben Sie weniger E-Mails!

Wer viele Mails schreibt, kriegt viele Antworten. Manchmal ist ein Telefonat zeitsparender und führt schneller zum Ziel. Bei weniger wichtigen Themen ist eine weitere Strategie, diese zu sammeln und dann bei einer ohnehin stattfindenden Besprechung oder Telefonat zu klären. Das ist in vielen Fällen effektiver.

Tipp 5: Probieren Sie doch mal die „Zero Inbox“ – Strategie aus. Das Ziel ist, dass Sie jeden Abend einen leeren Posteingang haben. Das bedeutet: Löschen, was nicht relevant ist. Sofort beantworten, was sich schnell beantworten lässt. Als Aufgabe anlegen, was mehr Zeit braucht.

Habe Sie noch andere Tipps, Erfahrungen, oder Vorschläge? Kommentieren Sie gerne!

Gwizdka, J. (2004, April). Email task management styles: the cleaners and the keepers. In CHI’04 extended abstracts on Human factors in computing systems (pp. 1235-1238). ACM.

Whittaker, S., Matthews, T., Cerruti, J., Badenes, H., & Tang, J. (2011, May). Am I wasting my time organizing email?: a study of email refinding. In Proceedings of the 2011 annual conference on Human factors in computing systems (pp. 3449-3458). ACM.

Johannes Moskaliuk

Johannes Moskaliuk arbeitet als Wissenschaftler am Leibniz-Institut für Wissensmedien und als Hochschullehrer an der International School of Management. Ein Schwerpunkt seiner Arbeit ist digitales Lernen und Arbeiten. Außerdem ist er Geschäftsführer der ich.raum GmbH und arbeitet als Business-Coach mit einem Schwerpunkt auf wertorientierter Führung und Kommunikation.

Vollständiges Profil anzeigen. - Website

Follow Me:
TwitterFacebook

Johannes Moskaliuk

Johannes Moskaliuk arbeitet als Wissenschaftler am Leibniz-Institut für Wissensmedien und als Hochschullehrer an der International School of Management. Ein Schwerpunkt seiner Arbeit ist digitales Lernen und Arbeiten. Außerdem ist er Geschäftsführer der ich.raum GmbH und arbeitet als Business-Coach mit einem Schwerpunkt auf wertorientierter Führung und Kommunikation.

Schreibe einen Kommentar

Deine E-Mail-Adresse wird nicht veröffentlicht. Erforderliche Felder sind mit * markiert.